Cara Mengelola Dokumen Legal Perusahaan

Dari segi hukum mengelola dokumen legal sebuah perusahaan merupakan pekerjaan rumah berikutnya setelah anda mendirikan perusahaan. Khususnya perusahaan yang berbentuk badan hukum seperti misalnya PT atau perseroan terbatas.  

Banyak perusahaan bahkan sampai dibuat departemen khusus untuk mengelola dokumen lihir perusahaan ini yaitu lihir Departemen. Tim ligel departemen ini biasanya dibentuk untuk melakukan monitoring baik terhadap perizinan maupun kontrak-kontrak perusahaan.

Dalam perusahaan yang lebih besar seperti misalnya perusahaan glue atau holding monitoring itu bahkan lebih kompleks. Ideal dokumen legal perusahaan itu harus sudah dikelola dengan rapi sejak perusahaan itu berdiri yaitu sejak para pendirinya membuat akta pendirian perusahaan sebagai bukti eksistensi sebuah perusahaan secara hukum.

Akta pendirian perusahaan merupakan embrio sebelum   perusahaan bisa mengeksekusi semua rencana operasional bisnisnya. Setelah pendiri perusahaan membuat akte pendirian dan mengesahkannya di Kementerian Hukum dan HAM maka langkah berikutnya adalah memperoleh perizinan usaha. 

Perizinan ini harus terdokumentasi dengan baik karena perizinan merupakan syarat agar perusahaan dapat melaksanakan kegiatan operasionalnya. Perizinan juga perlu didokumentasikan dengan baik karena pada umumnya setiap perizinan selain memiliki jangka waktu juga merupakan syarat untuk mengurus perizinan yang lain. 

Kontrak-kontrak perusahaan juga merupakan bagian dari dokumen legal perusahaan yang memerlukan monitoring. Seorang legal Manager perusahaan perlu memastikan kapan suatu kontrak urusan mulai berlaku efektif dan kapan berakhirnya sehingga dia bisa mengingatkan kepada bagian operasional atau kepada direkturnya Kapan perusahaan itu harus melaksanakan hak dan kewajibannya sesuai kontrak. 

– Akte pendirian perusahaan  

– Perizinan perusahaan  

– Kontrak-kontrak perusahaan  

Perusahaan khususnya perseroan terbatas atau PT merupakan badan hukum yang tidak dapat dilihat dan diraba secara fisik kecuali aset-asetnya seperti misalnya gedung kantornya atau aset kendaraannya atau para karyawannya. 

Sekilas badan hukum PT ini nampak imajiner tapi dalam bentuk riil badan hukum ini dapat diterawang melalui anggaran dasar yang terdapat di dalam akte pendiriannya.

 

Akte pendirian sebuah PT berisi anggaran dasar PT yang mencantumkan modal serta tugas dan tanggungjawab seluruh organ PT. Termasuk aturan main lainnya di dalam perusahaan jadi akte pendirian PT merupakan wujud konkrit dari eksistensi sebuah PT secara hukum. 

Apabila hanya memajang logo perusahaan PT di depan kantor Anda tapi Anda tidak memiliki Akte pendiriannya maka meskipun anda benar-benar mempunyai kegiatan operasional Usaha tetap saja anda tidak memiliki perusahaan PT. Dalam menjalankan kegiatan usahanya PT dapat melakukan perubahan akte pendiriannya sesuai kebutuhan. Misalnya kalau perusahaan PT Anda mau mengganti direktur utamanya atau mau melakukan penambahan modal maka anda harus merubahnya di notaris.

Jadi anda perlu melakukan monitoring akte pendirian ini agar sesuai dengan kegiatan operasional perusahaan anda dari waktu ke waktu. 

Berikutnya perizinan perusahaan kalau akte pendirian perusahaan anda menunjukkan eksistensi perusahaan anda secara hukum maka perizinan perusahaan diperlukan agar perusahaan anda dapat melakukan kegiatan operasionalnya. Anda harus memperoleh izin lokasi dari Bupati agar perusahaan anda dapat melakukan pembebasan lahan untuk misalnya membangun gedung pabrik. 

Dalam memperoleh izin lokasi tadi yang merupakan perizinan khusus untuk melakukan pembebasan lahan maka terlebih dahulu sebagai badan hukum PT, Anda memerlukan perizinan perizinan yang bersifat umum dan standar misalnya surat keterangan domisili perusahaan, SKDP, tanda daftar perusahaan atau TDP, SIUP surat izin usaha perdagangan atau NPWP pajak. 

Perizinan perizinan itu bersifat umum dan standar Karena pada dasarnya harus dimiliki oleh hampir semua perusahaan, apapun kegiatan usahanya Anda bisa saja mengurus perizinan itu sendiri tapi dalam prakteknya Anda juga bisa meminta notaris untuk membantu anda sekalian mengurusnya dalam satu paket bersama dengan pembuatan akta pendirian PT. 

Selain perizinan umum Anda juga harus mempersiapkan perizinan khusus sesuai dengan bentuk dan jenis usaha perusahaan anda misalnya sertifikat merek untuk melindungi logo, merk usaha anda, Izin Mendirikan Bangunan untuk melakukan pendirian bangunan, izin usaha pertambangan kalau perusahaan pertambangan serta angka pengenal importir kalau memang Anda adalah seorang importir. 

Sebaiknya perusahaan anda memiliki checklist khusus untuk perizinan perizinan diatas. Hal ini perlu untuk kegiatan monitoring agar masing-masing perizinan dapat dipantau terutama jangka waktu efektifnya sehingga perusahaan anda bisa terhindar dari sanksi kalau jangka waktunya telah berakhir tapi belum diperpanjang. 

Terakhir kontrak-kontrak perusahaan kontrak atau perjanjian adalah perbuatan hukum dimana perusahaan anda mengikatkan diri secara hukum dengan pihak lain dalam melaksanakan kerjasama bisnis. Misalnya perusahaan anda menggunakan jasa transporter untuk mengangkut bahan baku pabrik maka untuk mengatur kerjasama pengangkutan itu Anda perlu membuat perjanjian jasa pengangkutan. 

Kegiatan perusahaan biasanya melibatkan kerjasama dengan banyak pihak maka dalam praktek sebuah perusahaan seharusnya memiliki banyak kontrak. Selain kontrak kerja dengan karyawan perusahaan juga memiliki kontrak kerjasama dengan supplier misalnya bahan baku, kontraktor outsourcing distributor atau mungkin juga dengan Mitra bisnis anda dalam joint venture.

Kontrak-kontrak yang bertebaran itu kalau tidak diklasifikasi dan dikelola maka akan sulit dimonitor. Dalam melakukan monitoring kontrak idealnya sebuah perusahaan memiliki daftar kontrak-kontrak perusahaan. Dengan daftar itu bisa mudah diketahui seperti kapan sebuah pembayaran jatuh tempo, kapan pengiriman barang harus dilakukan dan kapan kontrak itu berakhir. 

Hal ini berguna terutama untuk menagih hak atau melaksanakan kewajiban perusahaan dan menghindari perusahaan dari gugatan hukum pihak lain. 

Demikian informasi ini kami sampaikan Semoga bermanfaat.